Live-Badging vs. Pre-Printing
Es gibt in der Eventplanung Entscheidungen, die harmlos wirken. Giveaways, Dekoration; hier wird früh entschieden, es wird abgehakt und dann nicht weiter darüber nachgedacht.
Oftmals fällt die Wahl der Badge-Produktion auch genau in diese Kategorie und wird damit regelmäßig unterschätzt. Was zunächst wie eine reine Produktionsfrage klingt, beeinflusst in der Praxis deutlich mehr:
Ablaufgeschwindigkeit am Einlass. Umgang mit kurzfristigen Änderungen. Budgetstruktur. Materialeinsatz. Datenschutz.
Unterschiede zeigen sich nicht in der Qualität des Drucks, sondern in der Dynamik. Solange Teilnehmerlisten stabil bleiben, scheint jede Lösung zu funktionieren. Doch Events sind selten statisch. Namen ändern sich, Rollen wechseln, Zusagen kommen kurzfristig dazu andere tauchen nicht auf. Genau dann entscheidet sich, ob das gewählte Setup funktioniert oder, im schlimmsten Fall, bereits für das nächste Event umgeplant werden muss.
Im Voraus produzierte Badges und Full-Colour Live-Badging sind beide etablierte Verfahren. Beide werden professionell umgesetzt, aber sie folgen unterschiedlichen Logiken. Wer die passende Lösung wählen möchte, sollte weniger auf Gewohnheit setzen und mehr auf die strukturellen Anforderungen der eigenen Veranstaltung schauen.
Badges im Vorfeld produzieren
Beim Pre-Printing werden alle Badges vor dem Event produziert. Die Daten der Teilnehmenden werden exportiert, aufbereitet und in einem Produktionslauf gedruckt. Vor Ort liegen die Namensschilder sortiert bereit und werden beim Einlass ausgegeben.
Dieses Vorgehen bietet vor allem eines: Planbarkeit. Die Kosten sind im Vorfeld klar kalkulierbar. Technische Infrastruktur am Einlass ist kaum erforderlich, da keine Drucker, Verbrauchsmaterialien oder Netzwerkanbindungen benötigt werden. Das Setup vor Ort bleibt schlank und übersichtlich. Besonders bei kleineren oder geschlossenen Veranstaltungen mit stabiler Teilnehmendenliste spielt Pre-Printing seine Stärken aus. Wenn Namen, Rollen und Kategorien frühzeitig feststehen und sich kaum noch ändern, funktioniert dieses Modell effizient und zuverlässig.
Gleichzeitig bringt Pre-Printing Einschränkungen mit sich. Sobald kurzfristige Änderungen auftreten, entsteht zusätzlicher Aufwand. Korrekturen oder neue Teilnehmende lassen sich nicht mehr im ursprünglichen Produktionslauf berücksichtigen. Improvisierte Lösungen am Eventtag kosten dann Zeit und beeinflussen das Gesamtbild.
In der Praxis kann Pre-Printing erweitert werden. Durch ein ergänzendes Setup mit einem zusätzlichen Laptop und Labeldrucker können vor Ort Korrekturen vorgenommen oder weitere Teilnehmende ergänzt werden. Dieses hybride Modell verbindet die planbare Vorproduktion mit einem gewissen Maß an Flexibilität am Eventtag. Es ersetzt kein vollumfängliches Live-Badging, reduziert jedoch den Improvisationsdruck bei typischen Anpassungen.
Hinzu kommt das Thema No-Shows. Nicht abgeholte Badges verursachen nicht nur unnötige Druckkosten, sondern auch Materialverlust.
Gerade bei größeren Veranstaltungen summiert sich das schnell. Wenn die vorproduzierten Badges Vorsortiert geliefert werden entfällt zwar der Punkt vor Ort, das Suchen bei hohem Besucheraufkommen kann trotzdem schnell anspruchsvoll werden.
Pre-Printing ist damit kein veraltetes Modell, sondern ein stabiles System für klar strukturierte Events mit überschaubarer Dynamik.
Geeignet für:
- Kleine bis mittlere Events (ca. 150 Teilnehmende
- Bis zu 350 Teilnehmende mit erweitertem Setup
Vorteile im Überblick:
- Budgetfreundlich
- Geringere technische Abhängigkeit am Eventtag
Nachteile im Überblick:
- Geringe Flexibilität bei Änderungen
- Ineffizient bei No-Shows
Full-Colour Live-Badging: Flexibilität als Kerngedanke
Beim Full-Colour Live-Badging entsteht das Badge er in dem Augenblick, in dem eine Person sich eincheckt. Die Daten stammen direkt aus dem Registrierungssystem und werden in Echtzeit gedruckt. Der größte Vorteil liegt in der Flexibilität. Änderungen im Datensatz werden unmittelbar berücksichtigt. Ein falsch geschriebener Name, eine neue Position oder eine geänderte Kategorie lassen sich im System anpassen und erscheinen direkt korrekt auf dem Badge. Gedruckt wird nur, wer tatsächlich vor Ort erscheint.
Gerade bei größeren oder dynamischen Veranstaltungen mit unterschiedlichen Teilnehmergruppen schafft das Handlungsspielraum. Mehrere Druckstationen ermöglichen parallele Prozesse, ohne dass nach Alphabet sortierte Stapel durchsucht werden müssen. Live-Druck ist damit nicht eine andere Art zu drucken, es ist ein anderer Ansatz. Weg von statischer Vorproduktion hin zu einem Ablauf, der sich an die Gegebenheiten des Events anpasst.
Allerdings ist es auch kein Selbstläufer. Live-Badging setzt eine zuverlässige technische Infrastruktur voraus. Drucker, Stromversorgung, Netzwerk - alles muss stabil funktionieren. Auch die Datenqualität spielt eine Rolle. Unvollständige oder fehlerhaften Datensätze wirken sich unmittelbar auf das Ergebnis aus.
Zudem erfordert das Setup eine sorgfältige Planung und, zumindest am Trouble Counter, ein geschultes Personal. Die initialen Kosten können höher erscheinen als beim reinen Vorabdruck. Dafür verschiebt sich der Aufwand vom physischen Sortieren hin zu einem systemgestützt Prozess.
Live-Badging ist damit weniger eine Drucktechnik als vielmehr ein dynamischer Ansatz im Teilnehmendenmanagement.
Geeignet für:
- Mittlere bis große Events
- Ab 250 Teilnehmenden, je nachdem wie groß die Rushhour ist
Vorteile im Überblick:
- Maximale Flexibilität
- Produktion von tatsächlichem Bedarf
Nachteile im Überblick:
- Höhere technische Anforderungen
- Höhere Initialkosten
Welche Lösung passt zu welchem Event?
Einzig die Rahmenbedingungen einer Veranstaltung geben vor, warum man sich zwischen vorproduzierten Badges oder Live-Badging entscheiden muss.
Kein Event gleicht dem anderen. Eine interne Tagung für Führungskräfte mit klar definierter Gästeliste hat andere Anforderungen als z.B. eine Messe mit mehreren tausenden Teilnehmenden, parallelen Sessions und unterschiedlichen Zugangsbereichen. Auch Faktoren wie Sicherheitsanforderungen, Datenschutzvorgaben, Nachhaltigkeitsziele oder räumliche Gegebenheiten am Einlass spielen eine Rolle.
Sofern die Liste der Teilnehmenden stabil ist, die Anzahl überschaubar und kaum Änderungen zu erwarten sind, können vorproduzierte Badges eine wirtschaftliche und pragmatische Lösung sein. Der Prozess ist klar strukturiert, das Setup vor Ort schlank und die Abläufe sind planbar.
Sobald jedoch Dynamik ins Spiel kommt, verschieben sich die Anforderungen. Viele kurzfristige Anmeldungen, verschiedene Kategorien mit eigenen Zugangsrechten oder eine hohe Anzahl an Check-Ins innerhalb der Rush Hour erhöhen die Komplexität. In solchen Szenarien bietet Live-Badging strukturelle Vorteile, da Anpassungen direkt im System erfolgen und ohne zusätzliche Produktionsschritte umgesetzt werden können.
Entscheidend ist daher nicht, welche Methode grundsätzlich besser, moderner ist, sondern welches Setup die Abläufe vor Ort stabil unterstützt. Die Badge-Produktion sollte sich dem Event anpassen, nicht umgekehrt. Wer frühzeitig analysiert, wie viel Flexibilität, Skalierbarkeit und technischer Aufwand sinnvoll sind, schafft sich die Grundlage für einen Event-Einlass, der auch unter realen Bedingungen zuverlässig funktioniert.
Namensschilder als Teil des Gesamtkonzepts
Badges dürfen kein isoliertes Detail mehr sein. Sie sind essentieller Bestandteil des gesamten OnSite-Prozesses und wirken sich direkt auf den Ablauf am Einlass aus. Vorgedruckte Badges steht für abgeschlossene Produktion die sitzt. Live-Badging steht für Flexibilität und Anpassungsfähigkeit.
Die richtige Wahl entsteht nicht aus der Frage, welche Methode moderner wirkt, sondern aus der Analyse der Veranstaltung. Struktur der Teilnehmenden, Änderungswahrscheinlichkeit, Datenschutz und gewünschter Prozesskomfort spielen dabei zusammen.
Wer das Badge bewusst in das Gesamtkonzept integriert, legt den Grundstein für einen Einlass, der nicht nur funktioniert, sondern professionell überzeugt.
Du brauchst Hilfe bei deiner Entscheidung, welche Produktionsart für in Frage kommt? Wir stehen dir jederzeit beratend zur Seite!
Wie du zu dem für dich passenden Badge-Design kommst kannst du in unserem dazu passenden Blog-Beitrag nachlesen!