Best Practice - Mut zum Live Event!

Wir wollen Ihnen Mut machen. Stecken Sie den Kopf nicht in den Sand oder lassen sich zu sehr auf die derzeit vieldiskutierte virtuelle Fährte locken. Events mit vielen Gästen funktionieren - auch in Pandemiezeiten!
Wie, das zeigen wir Ihnen mit unserem bemerkenswerten Best Practice. Vorhang auf für die Gallery FASHION & SHOES auf dem Areal Böhler in Düsseldorf.

Die IGEDO Company ist ein weltweit führender Messeveranstalter im Fashion Sektor.
Die erfolgreichen Modemessen „IGEDO Fashion Fairs“ oder die „Collections Premieren Düsseldorf“ (CPD) zählten weltweit zu den größten und bedeutendsten ihrer Art. Gleichzeitig sind diese Messen wichtige Ordermessen.

Events mit vielen Gästen funktionieren doch!
Im Mai kam der Anruf von Frau Kähler von der IGEDO. Mit Herzklopfen berichtete Frau Kähler von ihrem Plan, die Gallery FASHION & SHOES vom 28.08 bis 01.09.2020 live stattfinden zu lassen.
Ehrlich gesagt- wir waren sofort überzeugt! Eine Kundin zeigt Mut und Vision, in einer für die Eventbranche herausfordernden Zeit. Das wollten wir mit unserem ganzen Knowhow unterstützen.

Im Juni begann die enge und konstruktive Zusammenarbeit zwischen der IGEDO und uns.
Aus unserer Sicht, ein idealer Zeitpunkt. Solche, derzeit „mutigen Vorhaben“ brauchen einfach Zeit.
Ein perfektes Veranstaltungskonzept in Pandemiezeiten muss sehr gut überlegt und mit den Behörden abgestimmt werden. Die Ordermesse Gallery FASHION & SHOES sollte schließlich die erste große Präsenzveranstaltung in Deutschland werden und damit ein deutliches Zeichen für die ganze Branche setzen.

Von der detaillierten Konzeption zum Live Erfolg
Das Areal Böhler hatte bereits mit der Ausarbeitung eines detaillierten Hygiene- und Schutzkonzept der Location begonnen. So konnten wir frühzeitig unser digitales Schutzkonzept auf die individuellen Anforderungen unserer Partner abstimmen.

Die IGEDO folgte unseren Beratungen im gesamten Prozess. Hier skizzierten wir, an was Sie alles bei den Planungen denken sollten und wie Sie im Dschungel von unkonkreten Vorgaben, widersprüchlichen Ratschlägen Ihre Veranstaltungsidee umsetzen können.
Dies soll Ihnen Mutmachen. Events mit vielen Gästen funktionieren. Es kommt auf die detaillierte Planung und Vorbereitung an!

Gästelogistik in Pandemiezeiten
Es war nicht nur wichtig unsere digitalen Services vor Ort auf die Wegeführung, Kennzeichnung sowie die jeweiligen Ein- und Ausgänge abzustimmen.
Für einen vollständig digitalen und sicheren Prozess beinhaltete unsere Beratung auch alle Maßnahmen zur Gästelogistik vor dem Event. Online-Registrierung und eMail-Kommunikation sind für eine kontaktlose, besucherfreundliche und dennoch sichere Durchführung der Veranstaltung in Pandemiezeiten ein wichtiger Bestandteil.
Entsprechend wurden auch die individuellen Anforderungen an die Online-Registrierung in unser digitales Schutzkonzept integriert.

Online-Registrierung
Die Online-Registrierung wurde von unserem Partner doo GmbH mit den entsprechenden Vorgaben realisiert. Dies vor allem zur Unterstützung eines durchgängig digitalen Service von der eMail Einladung bis zum letzten Check-Out vor Ort.

 

  • eMail-Einladung und Registrierungs-Plattform für alle Personengruppen inkl. Location, Security, Staff usw. mit den für eine Covid-19 konforme Anwesenheitsdokumentation erforderlichen Daten
  • Buchungspflicht für bestimmte Besuchstage
  • Kontingentüberprüfung für Buchungen
  • Versand eine personalisierten QR-Code-Ticket und Wallet
  • Live-Übertragung der Registrierungsdaten an den Server der FastLane auch noch während der Veranstaltung

Onsite mit kontaktlosten Check-In
Mit den unterschiedlichen Tools des digitalen Schutzkonzept konnten wir dann vor Ort einen kontaktlosten Check-In mit einer eindeutigen, personalisierten Anwesenheitsdokumentation über die verschiedenen Veranstaltungsbereiche erstellen. Gleichzeit wurde alle Bereiche Live auf die zulässige maximale Personenzahl hin mit mobilen Scannern überwacht.
Die Verantwortlichen (Projektmanagement, Security, Location) erhielten zu jeder Zeit über unser Live-Dashboard alle Informationen zu den Personenzahlen ohne Verzögerung auf Ihren Rechner oder Ihr Smartphone, selbst zu einzelnen Personengruppen in den jeweiligen Bereichen.
Die Besucher / Aussteller wurden an den Eingängen über unsere Monitor-Anzeigen ebenfalls Live zur Auslastung des jeweiligen Raumes informiert.

Hier Ihre Vorteile im Schnellüberblick:

Schneller kontaktloser Check-In und - Out
Mit unseren schnellen Handscanner konnten wir einen Einlass an den Eingängen ohne Warteschlagen sicherstellen. Unsere Scanner erfassen schon auf eine größere Distanz den QR-Code, sodass die Besucher beim Ein- und Auslass-Scan an den jeweiligen Check-Punkten nicht stehen bleiben mussten.

Wegeführung durch eindeutige Ein- und Ausgänge
Um die direkten Begegnungen vor allen an den Zugängen der Bereiche zu vermeiden, wurden für alle Bereiche getrennte Ein- und Ausgänge definiert, die in unserem digitalen Schutzkonzept für die Live-Datenerfassung für die elektronische Erfassung eingeplant wurden.

Live Kontingentüberwachung für alle Bereiche
Durch die Live-Vernetzung aller Komponenten des digitalen Schutzkonzept konnten wir, unabhängig der Anzahl der Scanner an den Ein- und Ausgängen, zu jedem Zeitpunkt den aktuellen Stand der Personenzahl ermitteln und so die vorgegebenen Maximalzahlen für jeden Bereichen kontinuierlich überwachen.
Das Security-Personal / Hostessen wurde hierüber Live direkt auf der Anzeige des Scanners informiert. Hier konnten die jeweiligen Anzahlen der anwesenden Personen eines Bereiches ablesen werden, sodass im Falle der Erreichung des vorgegebenen Kontingents der Einlass kurzzeitig gestoppt werden konnte, bis weitere Personen den Bereich wieder verlassen haben.

Live-Anzeigemonitor zur Information der Besucher
Besucher wurden ebenfalls Live über die Auslastung der Bereiche mit großen Anzeigemonitoren informiert. Hier wurde die prozentuale Auslastung mit jeweils der Situation entsprechend hinterlegten Farbe (grün, gelb und rot) angezeigt.  

Live Dashboard mit allen Detail-Daten für das Veranstaltungsmanagement und Security
Unser Live-Dashboard steht als Webanwendung mit einem entsprechenden sicheren Zugriff für die Entscheidungsträger einer Veranstaltung zur Verfügung. Somit konnten alle relevanten Personen – Security, Projektmanagement und Location sich ständig über den aktuellen Stand der einzelnen Bereiche detailliert Informieren. Über das Dashboard wurde alle Informationen über den aktuellen Stand der Anwesenheitszahlen je Bereich, inkl. der jeweiligen Zahlen zu den verschiedenen Personengruppen verfügbar gemacht.

Erstellung einer Dokumentation mit den exakten Check-In und -Out aller Bereiche
Selbstverständlich wurde mit unserem digitalen Schutzkonzept auch autom. eine Covid-19 konforme Anwesenheitsdokumentation erstellt. Im Falle der behördlichen Kontrolle kann die Veranstalterin hierüber konkrete Auskünfte über die Anwesenheit einzelner Personen liefern. Selbstverständlich ist die Anwesenheitsdokumentation ausschließlich nach den lokalen Verordnungen sowie der DSGVO erstellt worden. Die Löschung diese Anwesenheitsliste erfolgt 4 Wochen nach der Veranstaltung.

Sie sehen also: Events mit vielen Teinehmern funktionieren!

Die Gallery FASHION & SHOES war ein voller Erfolg. Pro Tag waren 1.000 Gäste und 300 internationale Aussteller vor Ort.

Rufen Sie uns gerne an und besprechen mit uns Ihr „mutiges Projekt“!

Werner Schiffer

Geschäftsführer

ws@fastlane-gmbh.de

Tel.: 0228 - 91 251 - 300