Liebe Branchen-Kollegen,
euch geht es sicherlich nicht anders, denn viele unserer Kunden rufen uns dieser Tage an und äußern Ihre Bedenken hinsichtlich des Corona-Ausbruchs. Ihre Teilnehmer seien verunsichert, Absagen
von Teilnehmern oder auch die Absage seitens des Veranstalters stehen im Raum – sei es aus Sicherheitsgründen oder weil der Druck der Medien zu stark geworden ist.
Wie sicherlich auch ihr, wollen wir nicht tatenlos zusehen wie man uns den Boden unter den Füßen wegzieht. Deshalb haben wir uns im Team zum Thema Guestmanagement Gedanken gemacht und praktische
Tipps und Ideen erarbeitet, mit denen wir euch Veranstalter und Kollegen unterstützen möchten um euer Event wie geplant stattfinden zu lassen. Ziel ist es, gemeinsam als Eventbranche ein Konzept
zu erarbeiten, bei der alle Branchen-Experten praktische Tipps zur Prävention beitragen– Vorsorge-Maßnahmen treffen, ohne in Panik zu geraten. Wir möchten Ruhe bewahren und jeden Kollegen
anhalten sich zu überlegen: Was kann jeder Einzelne beitragen, um das Risiko einer Ansteckung auf einem Event zu minimieren? Wie können Locations, Hotels, Caterer, Messebauer, Event-Techniker
unterstützen?
Was können wir seitens des Teilnehmermanagements tun?
Ganz allgemein: Erst einmal sollten dieselben Hygienemaßnahmen beachtet werden wie auch während der Grippe-Zeit. Das heißt regelmäßiges Händewaschen, richtige Hust-Nies-Etikette sowie Abstand zu
Erkrankten zu halten. Dies sollte im Vorfeld einer Veranstaltungsteilnahme jedem Gast bewusst sein und auch aktiv kommuniziert werden, z.B. durch Beschilderung vor Ort. Zudem werden in den
nächsten Wochen alle unsere Registrierungs-Systeme und Self-Print Stationen mit sensorischen Handdesinfektionssäulen ausgestattet.
Einlasssituation entzerren – Warteschlangen vermeiden
Alleine beim Einlass zum Event kommen sich viele Menschen relativ nah. Wichtig ist eine Einlass-Konzeption, die Schlangen an den Countern minimiert und den gesamten Prozess räumlich entzerrt –
natürlich nur, wenn dies der Platz in der Location oder dem Hotel zulässt. Self-print Plätze, welche in größeren Abständen aufgebaut werden sowie eine entsprechende Wegeführung durch Tensatoren
und Diskretionslinien generieren mehr Raum.
Am Besten sorgst Du für eine ausreichende Anzahl an Registrierungs-Countern oder SB-Check-In-Stationen und setzt auf ein Registrierungssystem welches schnell Badges produzieren kann. Gute Systeme
haben eine Druckgeschwindigkeit von 5-12 Sekunden. Je höher die Registrierungsgeschwindigkeit, desto weniger Warteschlangen entstehen.
Personalisierung
Das Robert-Koch Institut äußert derzeit Kritik an der Rückverfolgbarkeit von Kontaktpersonen auf größeren Veranstaltungen. Daher ist ein überaus wichtiger Punkt, die detaillierte Erfassung der
Personendaten sowie elektronische Checkpunkte an bestimmten Bereichen oder Räumen. Bereits in der Onlineregistrierung solltest Du daher alle wichtigen Daten des Teilnehmers abfragen. Hierzu
gehören Kontaktdaten sowie entsprechende Buchungen von Workshops oder Zugangsberechtigungen zu Eventbereichen. Durch Kontrolle am Eingang und der einzelnen Räume via QR-Code Scan des Namebadges
können so genaue Zutritte und Zeiten festgehalten und im Falle eines Krankheitsfalles wichtige Infos zur Kontaktkette geliefert werden: Wer war in welchem Raum? Welche Personen waren ebenfalls
anwesend? Wann ist XY gekommen/gegangen? Somit bist Du als Veranstalter schnell in der Lage aus einer großen Veranstaltung eine kleine Gruppe zu ermitteln und ggf. Behörden exakte Daten übergeben
zu können.
Reduktion von Kontaktflächen
Um zusätzliche Kontaktflächen zu vermeiden sollten Badges verwendet werden die vom Besucher, z.B. am SB-Counter selbst entnommen werden können. Dies hat den Vorteil, dass der Teilnehmer sein
Badge selbst am Lanyard befestigen kann und die Hostess hier nicht aktiv unterstützen muss.
Eine Veranstaltung dient dem Networking und der Interaktion mit anderen Teilnehmern und bietet bereits bei der Ausgabe von Namensschild, Welcome-Bag oder Programmen bereits eine Vielzahl an
Kontaktmöglichkeiten. Dass man daher aktuell auf´s Hände schütteln verzichten sollte, ist allgemein bekannt. Aber was ist mit anderen Kontaktpunkten und -flächen? Wie bereits erwähnt können
Badges ohne Trägerfolie ausgedruckt werden. Gäste sollten am Ende der Veranstaltung angehalten werden Ihr Badge und Lanyard mit nach Hause zu nehmen und dort zu entsorgen.
Lässt die Veranstaltungskonzeption es zu, kann auch komplett auf das gedruckte Badge verzichtet werden. In diesem Fall trägt jeder Gast ein digitales Badge auf seinem Handy und registriert sich
mit diesem an den entsprechenden Räumeingängen. Die Ausgabe von wichtigen Unterlagen könnte über eine Event App erfolgen, mit der Gäste Zugriff auf Agenda, Lageplan, wichtige Buchungen,
Referenten-Vitas, etc haben. Vorteil: Via Push-Nachrichten habt Ihr als Veranstalter jederzeit die Möglichkeit eure Gäste zu informieren oder z.B. an eine gründliche Handhygiene zu erinnern. Eine
App kann ebenfalls zum Austausch von Kontaktdaten eingesetzt werden (Vermeidung von Visitenkarten).
Es gibt also eine ganze Menge Services, die unterstützen können das Risiko einer Ansteckung auf Veranstaltungen zu minimieren.
Gerne unterstützen wir Euch bei der Erstellung eines entsprechenden Konzeptes.
