Namensschilder sind das zentrale Instrument für die meisten Onsite-Services. Über sie wird z.B. Networking betrieben, eine Einlasserfassung durchgeführt oder wichtige Informationen verteilt. Und
dennoch ist sicherlich kein Produkt so vernachlässigt wie sie. Dabei kann es so einfach sein!
Das Problem bei Badges ist meistens, dass ein entsprechendes Layout und auch die Anzahl der Badges einige Wochen vor dem Event bereitgestellt werden muss damit diese zeitgerecht, in vorgegebener
Menge gedruckt werden können. Änderungen der Grafik oder Erhöhungen der Teilnehmeranzahl die nach Produktionsstart erfolgen können dann nicht mehr berücksichtigt werden.
Unser Live-Badging System greift genau diese Problematik auf: Wir drucken das Layout live und vollfarbig auf, sobald der Gast an den Counter kommt – und das binnen weniger Sekunden. Hierbei ist
es egal ob Sie ein Layout oder 10 hinterlegen. Unser System wählt entsprechend der Teilnehmerkategorie (z.B. Teilnehmer, Referent, Orga, etc) das richtige aus und druckt es mit den
personalisierten Feldern (Name, Vorname, Firma etc.) auf das Badge. Unterschiedliche farbige Kennzeichnung oder optisch ganz unterschiedliche Badges für verschiedenen Teilnehmergruppen ohne
Vorproduktion – kein Problem. Der Vorteil: Das Layout kann erst kurz vor dem Event übermittelt, im Extremfall, z.B. bei Änderungen auch noch auf dem Event ausgetauscht werden und am Ende werden
nur die tatsächlich gedruckten Badges abgerechnet. Um die Möglichkeiten eines live gedruckten Vollfarb-Badges optimal zu nutzen, ist das Layout des Badges entscheidend. Hier ein paar Tipps wie
Sie Ihr Badge optimal nutzen können:
Kommunizieren Sie mit Farben
Natürlich bietet Live-Badging die Möglichkeiten Logos aufzudrucken. Auch eine passende Hintergrundfarbe oder gar ein Hintergrunddesign ist ziemlich einfach. Einige drucken sogar ein Foto des
Badge-Besitzers auf das Badge.
Aber um ein Badge-Design auf die nächste Stufe zu heben und die Möglichkeiten, die das vollfarbige Badging bietet, optimal zu nutzen, sollten Sie die Kommunikation von Informationen mit Farben
unterstützen. Aber was kann man mit Farben kommunizieren? Hier ist eine Liste der gängigsten und einfachsten Möglichkeiten.
1. Besuchertyp
2. Besucherberechtigungen
3. Private Agenda der Besucher
5. Badge-Werbung
Besuchertyp und Berechtigungen
Bei fast allen Veranstaltungen gibt es verschiedene Besuchertypen. Zum Beispiel Aussteller, Teilnehmer Speaker, Orga, etc.. Nicht alle Besucher sind gleich und haben so auch zusätzliche
Berechtigungen oder Vorteile wie Zugang zum Catering oder bestimmten Bereichen sowie Event-Extra's. Zum anderen können hierüber auf Events mit hochsensiblen Themen wie z.B. Hauptversammlungen
Zutrittsgenehmigungen kontrolliert werden. Gerade bei solchen sicherheitsrelevanten Events kann auch der Aufdruck eines Fotos zusammen mit der Kontrolle über Face-ID zu mehr Sicherheit
beitragen.
Wie kann ich Besuchertypen am Besten farblich kennzeichnen? Die beste Art und Weise, diese Informationen zu kommunizieren wäre ein heller Farbbalken am unteren Rand des Badge mit einer fetten
Schriftart in Weiß. Mit einer hellen Farbe ist der Besuchertyp aus der Ferne leicht zu erkennen. Die Schrift in Weiß dient meist nur als Erinnerung welche Farbe zu welchem Besuchertyp
gehört.
Wenn das Badge mit einem Lanyard um den Hals getragen wird, kann es sich leicht während des Tragens umdrehen. Hier sollte der farbige Balken dann auf beide Seiten des Badges aufgedruckt werden.
Individuelle Agenda der Besucher
Die Verwendung der Rückseite des Badges bietet Ihnen auch die Möglichkeit, eine individuelle Agenda aufzudrucken. Hier können dann mehrere Variablen aufgedruckt werden, die mit der persönlichen
Veranstaltungsagenda der Besucher übereinstimmen. Durch die zusätzliche Verwendung von Farben als Hintergrund oder sogar farbigen Buchstaben (oder einer Kombination aus beidem) können Sie einige
Teile der Agenda hervorheben, die für den Besucher oder die Veranstaltungsorganisation wichtig oder sogar verpflichtet sind.
Eine viel einfachere und besser genutzte Möglichkeit ist die Verwendung von 2 leicht unterschiedlichen Lichtfarben als Hintergrund pro Zeile, so dass der Zeitplan klarer und leichter lesbar
ist.
Wenn Vorder- und Rückseite des Badges unterschiedlich bedruckt werden, empfiehlt sich die Verwendung von Lanyards mit 3 Karabiner. Dann ist immer die richtige Seite mit dem Namen vorne.
Badge-Werbung
Mit zielgerichteter Werbung auf Ihren Veranstaltungs-Badges können zusätzliche Einnahmen generiert werden. Hierbei kann es sich um ein simples Sponsoren-Logo oder sogar eine kleine Anzeige
handeln. Wichtig hierbei: Sie sollten immer einen größeren Badge verwenden, da die kleineren nicht genügend Platz bieten um ein – oder sogar mehrere Sponsoren-Logos gut aufzudrucken. Gerne
beraten wir Sie zur Wahl des richtigen Badges.
In den meisten Fällen wird Badge-Werbung auf bereits vorgedruckten Badges verwendet. In diesen Fällen haben alle Badges die gleiche oder höchstens 2 verschiedene Logos aufgedruckt. Effektiver
wird es aber erst, wenn Sie, in Abhängigkeit des Personentyp, verschiedene Logos aufdrucken, die direkt auf das Interesse des Badge-Besitzers zurückgreifen.
Mit Full-Colour-Live-Badging ist dies problemlos möglich. Dazu sollten Sie allerdings bereits die Online-Registrierung Ihrer Besucher entsprechend anpassen. Im Marketing gilt: die beste Anzeige
ist die Anzeige, die mit dem Interesse und den Bedürfnissen des potenziellen Kunden übereinstimmt. Um diese Informationen zu erhalten, sollten Sie ein einfaches, aber obligatorisches
Multiple-Choice-Kontrollkästchen mit einer Übersicht über Marktinteressen, Produktinteressen, Arbeitsbereiche oder ähnliches implementieren.
Die entsprechende Anzeige bzw. Sponsoren-Logos werden dann live für jeden Besucher individuell auf sein Badge ausgedruckt – ohne Warteschlange binnen 6 Sekunden.
Das Badge-Layout
Das perfekte Layout gibt es nicht, aber es gibt ein paar Grundlagen, die bei der Gestaltung des Badges zu beachten sind. Im Vorfeld sollten Sie sich Gedanken über die zu druckenden individuellen
Felder sowie die Farben machen. Dies variiert je nach Veranstaltung, Anzahl der Besucher usw. Wenn Sie wissen, was gedruckt werden soll, können Sie mit der Gestaltung beginnen. Hier sind einige
grundlegende Regeln, die bei der Erstellung des Designs zu beachten sind:
1. Der Name auf dem Badge sollte groß genug sein, um über eine gute Entfernung gut lesbar zu sein. Eine Schriftgröße von mindestens 18 verwendet werden. Wenn dies
nicht passt, können Sie, je nach Veranstaltung und Besucher-Typ, den Vornamen groß drucken und den Nachnamen darunter in einer kleineren Schriftart, oder umgekehrt. Denken Sie daran, dass einige
lange und andere kurze Namen haben.
2. Ist eine Einlasserfassung oder Leadmanagement gewünscht, sollten Sie Platz für den QR-Code einplanen. Ein QR-Code kann beispielsweise für die schnelle Einlasskontrolle
z.B. bei Workshops, Messen oder individuell gebuchten Sessions verwendet werden. Hier sollte dann auf dem Badge ein Bereich von ca. 2cm x 2cm mit weißem Hintergrund frei bleiben. Wenn möglich
sollte der QR-Code auf der Vorderseite platziert werden, damit der Scanner am Eingang den QR-Code direkt erfassen kann.
3. Verwenden Sie eine Badge-Größe, die sowohl angenehm zu tragen ist als auch genügend Platz bietet, um alle benötigten Informationen auszudrucken. Ein zu großes
Badge mit wenig Inhalt sieht nicht gut aus und lässt zu viel Platz frei. Ein zu kleines Badge kann schnell überladen wirken, wenn alle benötigten Informationen und Designs aufgedruckt werden. Das
führt zu einem unlesbaren Badge und der Inhalt kann nicht transportiert werden.
4. Nehmen Sie sich die Zeit, die Farben auszuwählen und aufeinander abzustimmen, die gedruckt werden sollen. Wählen Sie ebenfalls eine harmonisierende
Hintergrundfarbe zu der gedruckten Schriftart, damit der Name des Besuchers gut lesbar ist. Möchten Sie Ihre Besucher-Typen farblich sichtbar machen, sollte dies auch aus der Entfernung z.B. für
eine visuelle Einlasskontrolle gut sichtbar sein.
5. Last but not least, erstellen Sie einen passenden Hintergrund, der das CI der Veranstaltung widerspiegelt. Verwenden Sie keinen Hintergrund, der nicht zur
Veranstaltung passt, oder einen Hintergrund, der von den Informationen und/oder der Person ablenkt, die am wichtigsten sind, Ihrem Besucher und seinen Informationen.
Kann ich das Full-Colour-Live-Badging auch für kleinere Veranstaltungen nutzen?
Mit unseren Lösung Badge2Go können alle Vorteile des großen Live-Badging-Systems auch auf kleinen Events genutzt werden.
Badge2Go die perfekte Lösung für ein professionelles Teilnehmermanagement auch bei kleinem Personenkreis und Budget. Die Smart-Budget-Lösung liefert Ihnen hochwertige, personalisierte Namebadges
direkt zu Ihnen ins Büro oder zur Veranstaltungslocation geliefert.
Es vereint alle Vorteile des großen Live-Badging Systems in einer Small-Budget-Lösung.
Das bedeutet für Sie: keine zeitaufwendigen Vorproduktionen mehr und Einsparungen von Personalressourcen.
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