2020 – Unser Rückblick: Virtuelle und hybride Events
Was für ein Jahr! Im April haben uns die Meldungen über das damals neuartige Corona-Virus überhäuft. Daraufhin kamen auch die ersten Absagen von Live-Events. Verständlicherweise, denn niemand
wusste wirklich, wie man reagieren sollte. Die Meldungen damals waren schwammig und wurden täglich revidiert.
Für uns war dies eine Zeit des Lernens und vor allem eine Zeit, in der wir unsere Partner und Kunden unterstützen wollten. Sicherlich, Live Events fanden nicht mehr statt und die Branche befand
sich im Schock-Zustand. Dennoch es musste weitergehen. Lösungen mussten her. Die Branche hat sich neu ausgerichtet, ist gewachsen an den Herausforderungen. So auch wir. Wir haben gelernt, uns
angepasst und unser Onsite-Portfolio um virtuelle und hybride Events erweitert. Klar, virtuelle Events werden Live-Events nicht ersetzen, aber sie können dennoch bereichern, sind vielseitig und
bieten so viele Möglichkeiten Kunden und Gäste zusammen zu bringen.
Die Vielzahl der Tools für virtuelle Events ist natürlich riesig und es gibt für jede Herausforderung auch eine Lösung. Dennoch ist es manchmal schwer im Angebots-Dschungel durchzusehen.
Gerade bei virtuellen und hybriden Events ist es uns wichtig unsere Kunden zu beraten. Die Konzeption und die Zusammenstellung der Tools, die es wirklich braucht um ein erfolgreiches Event
durchzuführen sowie die Beratung liegt uns besonders am Herzen.
Unsere ersten kleineren virtuellen und hybriden Events fanden Anfang Juni statt und wir waren froh, etwas tun zu können und unsere Kunden auch unter den gegeben Umständen dabei unterstützen zu
können Ihre Gäste und Partner – virtuell, und wo möglich natürlich in kleinem Rahmen live treffen zu können.
Im Spätsommer, nach dem ersten Lockdown fanden auch wieder erste Live-Events statt. Dass unser Herz, als Onsite-Experten natürlich bei Live-Events höher schlägt ist klar. Und wir waren froh
wieder auf Events unterwegs zu sein und mit unseren Kunden wieder Face2Face agieren zu können – natürlich unter Einhaltung des Mindestabstandes und der Maskenpflicht.
Zeitgleich wurde aber der Ruf nach virtuellen und hybriden – auch ausgefallenen, innovativen Möglichkeiten Messen und Events zu konzeptionieren immer größer. Im September haben wir einige große
Events von namhaften Unternehmen konzeptionieren und umsetzen dürfen. 2 Beispiele für virtuelle und hybride Konzeptionen möchten wir Ihnen gerne vorstellen:
First-Job Messe der Stuttgarter Zeitung
Dies war ein hybrides Event (Jobmesse für Azubis), welches vom 25.-26.09.2020 in den Wagenhallen in Stuttgart stattfand.
Die Konzeption war darauf ausgelegt, Live Event und virtuelles Event optisch identisch abzubilden. Das hieß, dass die virtuelle Eventumgebung exakt dem Onsite-Part nachgebildet wurde.
Vor Ort wurde selbstverständlich ein striktes Hygiene-Konzept umgesetzt. Hier konnten wir mit unserem digitalen Schutzkonzept die Sicherheit aller Teilnehmer gewährleisten: Es wurde eine
Onlineregistrierung mit Zeitslotvergabe, Liveschnittstelle und Kontingentverwaltung aufgesetzt. Eine Zugangskontrolle je Zeitslot mit Check-In CheckOut, Kontaktnachverfolgung und die
Kontingentüberwachung in den Zeitslots inkl. Live Raum- und Belegungsüberwachung stellte die maximale Personenanzahl zur Einhaltung der Mindestabstände auf dem Gelände sicher. Zudem wurde eine
Koordination der Wegeführung zum Ein- und Auslass umgesetzt.
Virtuell haben wir für den Kunden den Aufbau der Eventumgebung (Live Messe in der Grundstruktur) übernommen. Es wurden 40 Messestände, inkl. Chatintegration und Schulung aller Beteiligten und
Referenten erstellt sowie eine Live-Stream-Einbindung der Vor-Ort-Vorträge.
Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten waren wir während des gesamten Events sowohl direkt vor Ort als auch telefonisch per Hotline für die Aussteller zu erreichen.
DSAG Live
Die DSAG Live war ein rein virtuelles Event. Besucher konnten vom 12.-16.10.2020 direkt am Event teilnehmen, danach 4 Wochen on demand Inhalte abrufen. Der diesjährige Veranstaltungsslogan:
Zukunft mit Weitsicht – nachhaltig gewinnt erreichte insgesamt 2500 Besucher, die über den gesamten Zeitraum am Event teilnahmen.
Für unseren Kunden übernahmen wir die Konzeption und den Aufbau der virtuellen Eventplattform sowie die Erstellung von über 100 Ständen inkl. Chatintegration– darunter auch individuelle
Grafikarbeiten für 20 Premiumstände. Ebenso wurden 10 thematische Ausstellungshallen mit unterschiedliche Vortrags-Schwerpunkten umgesetzt.
Das Messeprogramm bestand aus 157 Vorträgen inklusive der Verlinkung zu den entsprechenden Partnerständen der Konferenz. Alleine zu den Vorträgen wurden über 40.000 Anmeldungen verzeichnet!
Die 5 parallelen Streams der Bühnen-Fachvorträge und Partnervorträge wurden über GoToWebinar, der Hauptstream für die Key-Notes wurde aus der Live-Produktion eines externen AV-Dienstleisters vor
Ort eingebunden.
Auch hier haben wir die Aussteller sowie die Produktion direkt vor Ort sowie über unsere Hotline mit unserem Service unterstützt.
Die Registrierung der Teilnehmer zum Event sowie den Fachvorträgen erfolgte über eine Onlineregistrierung inkl. Schnittstelle zur Ecventplattform. Hierdurch konnten die Teilnehmer alle
verknüpften Tools, wie auch die Partner Ralley (unser Partner ConfGames) ohne Datenverlust nutzen.
Wichtigster Punkt der virtuellen Messe war die Durchführung einer gesicherten und rechtskonformen Mitgliederversammlung mit gesichertem Zugang nur für Mitglieder.
Es war ein lehrreiches Jahr, indem wir als Team gewachsen sind.
Wir möchten uns bei unseren Kunden, Partnern und Freunden der Branche für die spannenden Events und das Vertrauen in dieser Zeit bedanken. Wir freuen uns auf Live, hybrid und virtuelle Events in
2021!
